Verum virk

Fundarritari gegnir því þýðingarmikla hlutverki að skrifa fundargerð Fundargerð á að vera hnitmiðuð, hlutlaus og áreiðanleg Oft er fundarstjóri valinn úr röðum félagsmanna. Eins og allir félagsmenn hefur hann rétt til að taka beinan þátt í umræðum fundarins. En vilji hann gera svo verður hann fyrst að kalla til aðstoðarfundarstjóra, með samþykki fundarins, sem þá tekur við stjórn fundarins á meðan umræðurnar fara fram. Yfirleitt tekur fundarstjóri ekki þátt í formlegum atkvæðagreiðslum á fundinum en getur þó gert það því ekki er hægt að skerða félagsleg réttindi hans þó hann hafi tekið að sér fundarstjórn. Embættismenn funda Auk fundarstjóra er fundarritari helsti embættismaður fundar. Oftast er það formaður félagsins sem ber upp tillögu um hverjir skuli gegna þessum tveimur lykilhlutverkum, fundarstjóra og fundarritara. Eðlilegt er að lýsa eftir öðrum tillögum í þessar stöður en komi engar slíkar teljast viðkomandi sjálfkjörnir. Komi fram aðrar tillögur um menn í þessi embætti þarf að greiða atkvæði um þá. Í sumum tilfellum stjórnar fundarstjóri kjöri á fundarritara. Á stærri fundum er kosið eða skipað í vinnunefndir fundar í samræmi við lög félagsins. Kjörbréfanefnd, sem er algengust slíkra nefnda, hefur það hlutverk að yfirfara kjörbréf fundarmanna, skoða hvort fjöldi frá hverju aðildarfélagi sé í samræmi við reglur og ganga úr skugga um að allir hafi fullgild umboð sinna félaga ef þess gerist þörf. Kjörbréf segja til um hverjir hafa atkvæðisrétt. Kjörbréfanefnd hefur þannig yfirsýn yfir fjölda atkvæða á fundinum. Ekki má heldur gleymast að allir almennir fundarmenn hafa ákveðnar skyldur á fundinum. Fyrst og fremst ber þeim að fara að fundarsköpum og þeim reglum sem gilda á fundinum. Þeir þurfa að mæta stundvíslega og vel undirbúnir til fundar, fylgjast með og taka virkan þátt í því sem fram fer á fundinum. Fundarritun og fundargerðir Fundarritari hefur það hlutverk að skrifa fundargerð, sem á að vera hnitmiðuð, hlutlaus og áreiðanleg frásögn af því sem fram fer á fundinum og þeim ákvörðunum sem þar eru teknar. Rétt eins og fundarstjóri þarf fundarritari að kunna góð skil á almennum fundarsköpum, vera skipulagður og nákvæmur. Fundargerðir þarf að skrá formlega og varðveita á öruggan hátt því þær eru sögulegar heimildir. Þess vegna verður að vanda til verka við fundarritun. Eftirfarandi atriði skal skrá í fundargerð: - hvar og hvenær fundur er haldinn. - hverjir embættismenn hans eru, á fámennum fundum er gjarnan skráð hverjir sátu fundinn og hverjir boðuðu forföll. 48