Verum virk

Setja þarf fund og slíta með formlegum hætti miðað við þann fjölda sem gert er ráð fyrir að sæki fundinn. Uppröðun stóla og borða þarf að vera í samræmi við hlutverk fundarins og stærð hans. Einnig þarf að hafa í huga hvort nota eigi einhver tæki og tól á fundinum, s.s. skjávarpa. Allir sem á fundinum eru þurfa að heyra og sjá það sem fram fer. Algengt er að á fjölmennum fundum sé notuð bíóuppröðun, þar sem engin borð eru notuð og stólum raðað í raðir. Á fámennari fundum er hins vegar oftar setið í hring við borð, það á t.d. við um stjórnarfundi og nefndarfundi. Setning, slit og dagskrá funda Dagskrá fundar er send út með fundarboði eða lögð fram í fundarbyrjun. Hún telst samþykkt komi ekki fram sérstakar athugasemdir við hana. Fundurinn ræður sjálfur dagskrá í samræmi við lög félagsins og því geta fundarmenn breytt útsendri dagskrá telji þeir ástæðu til. Fundarstjóri getur einnig lagt til breytingar á dagskrá en ætti samt að leita samþykkis fundarmanna fyrir slíkri breytingu. Almenna reglan er sú að formaður setji fund og stjórni honum þangað til fundarstjóri hefur verið valinn til þess að taka við því hlutverki. Mikilvægt er að byrja fundi ákveðið og á réttum tíma, jafnvel þó ekki séu allir mættir, annað er vanvirðing við þá sem eru stundvísir. Setning fundar á að vera stutt og hnitmiðuð, fundarmenn eru boðnir velkomnir, fundur er lýstur settur og farið er stuttlega yfir tilgang fundarins og dagskrá hans. Ákvæði geta verið í félags­ lögum um lögmæti fundar, það sem ræður því er þá oftast hvort ákveðinn fjöldi félagsmanna þurfi að sækja fundinn og/eða hvernig og með hversu löngum fyrirvara þarf að boða fund. Séu þessi ákvæði ekki uppfyllt getur fundurinn ekki tekið ákvarðanir og gert samþykktir í nafni félagsins. Því þarf að ganga úr skugga um það strax í upphafi fundar hvort hann sé lögmætur eða ekki. Oft er tilefni til að hafa hlé á fundum. Það eykur sam­ heldni hópsins því þar gefst félagsmönnum tækifæri til að spjalla óformlega og skiptast á skoðunum. Rétt eins og hefja þarf fund formlega, eftir ákveðnum reglum, þarf líka að slíta honum á skýran hátt. Venjan er sú að þegar dagskrá hefur verið tæmd slíti fundarstjóri eða formaður fundinum. Slitin eru stutt, þar er gerð grein fyrir störfum fundarins í örstuttu máli, frummælendum, embættismönnum fundar og fundarmönnum öllum þakkað fyrir sinn þátt og fundi lýst slitið. Eftir því sem frekast er unnt ætti að slíta fundi á réttum tíma, rétt eins og fundur þarf að byrja á réttum tíma. 46