Verum virk

Brýnt að undirbúa fundi vel og gæta þess að fundarboð sé í samræmi við lög félags Almennt um fundi Á fundum skiptumst við á skoðunum við félaga okkar, rökræðum mál fram og til baka og tökum ákvarðanir um þau málefni sem skipta máli hverju sinni. Markviss og kerfisbundin nálgun eykur skilvirkni fundanna og eykur líkur á niðurstöðu sem allir geta orðið ásáttir um. Fundir ná því aðeins markmiði sínu að farið sé eftir ákveðnum reglum sem um framkvæmd þeirra gilda. Fundarreglur þurfa að vera ákveðnar og skýrar svo hafið sé yfir allan vafa hvernig tekið skuli á málum. Þessar reglur kallast fundarsköp. Í sumum tilvikum setja félög ákvæði um fundarsköp inn í lög sín en algengara er að stuðst sé við almenn fundarsköp sem byggjast á þeim þingsköpum sem gilda á Alþingi. Fundir eru eðlilega misfjölmennir, allt eftir hlutverki þeirra og tilgangi. Þegar taka þarf óformlegar eða smærri ákvarðanir, fá fram ítarleg skoðanaskipti og umræður og undirbúa stærri fundi er betra að fundir séu fámennir. Það á t.d. við um fundi stjórnar (þess hóps sem kjörinn er til að stýra starfi félagsins) og nefnda (vinnuhópa). Fjölmennari fundir, s.s. stórir félagsfundir (þ.e. fundir fyrir alla félagsmenn) og ráðstefnur, eiga hins vegar betur við þegar miðla þarf upplýsingum til stærri hópa, ná fram almennum skoðanaskiptum eða taka formlegar ákvarðanir með lýðræðislegum hætti. Undirbúningur og boðun funda Undirbúningur félagsfunda er almennt í höndum félagsstjórnar en afar mikilvægt er að undirbúa fundi vel eigi þeir að skila góðum árangri. Fyrst þarf að átta sig á hver er tilgangur fundarins, hvert markmið hans er. Dagskrá, sem er í raun áætlun um hvernig fundurinn skuli framkvæmdur, er sett upp í samræmi við það. Dagskrá ætti helst að fylgja með í skrif legu fundarboði til að gefa fundarmönnum kost á að undirbúa sig betur undir fundinn. Fund skal boða með nægilegum fyrirvara og í samræmi við lög félagsins en þar kemur fram hvernig og með hversu löngum fyrirvara skuli boða fundi. Alla jafna er gerður greinarmunur á því hvort um er að ræða almennan félagsfund eða aðalfund. Algengt er að stjórnarfundir séu boðaðir með fjögurra til sjö daga fyrirvara en stærri félagsfundir með lengri fyrirvara, t.d. tíu til fjórtán dögum fyrir fund. Aðalfund, sem er æðsta vald í málefnum félags og alla jafna haldinn árlega, er algengt að beri að boða með tveggja vikna fyrirvara hið minnsta í smærri félögumenallt að sex vikna fyrirvara í stærri félögumog félagasamtökum. Annað sem huga þarf að við undirbúning fundar er hentugt húsnæði og sætaskipan í sal eða fundarherbergi. Rýmið má hvorki vera of lítið eða of stórt 45